Excel-Ablösung in der Angebotskalkulation - vom Tabellenblatt zum Web-Tool
Ausgangslage
- mehrere Excel-Versionen im Umlauf (z.B. „final_v5_neu“)
- Preis-/Rabattlogik nur in Formeln dokumentiert
- keine Anbindung an ERP/Materialstammdaten
- PDF-Angebote wurden manuell erstellt
Probleme
- Fehleranfällig: veraltete Preise, Copy-&-Paste-Fehler
- Intransparent: unklare Herleitung der Margen
- Langsam: hoher Zeitaufwand pro Angebot
- Uneinheitlich: unterschiedliche Layouts bei Ausgaben
Ziele
- ein zentrales Web-Tool statt vieler Excel-Dateien
- zentrale Pflege von Preisen/Rabatten – gültig für alle
- geprüfte Berechnungen & nachvollziehbare Ergebnisse
- PDF-Angebote auf Knopfdruck, einheitlich im CI
- Optional: ERP-Integration (Stammdaten)
Lösung: Web-Anwendung statt Excel
Die bestehende Excel-Logik wurde analysiert und in eine benutzerfreundliche Web-App übertragen. Mitarbeitende melden sich im Browser an - im Büro, Homeoffice oder mobil. Plausibilitätsprüfungen verhindern Eingabefehler; das Layout der Angebote ist konsistent.
- klare Eingabemasken & Validierungen
- Rollen & Rechte (Vertrieb, Innendienst, Management)
- automatisierte Reports & PDF-Export
- zentrale Datenpflege (Preise, Zuschläge, Regeln)
- Audit-Trail (optional) für Nachvollziehbarkeit
Projektablauf
- Analyse der Excel-Datei und Prozessaufnahme
- Konzept & Design-Skizze mit Beispielberechnungen
- iterative Entwicklung & Tests mit Vertriebsteam
- Go-Live, Schulung, Übergabe - optional Support
Hosting flexibel: Cloud oder On‑Premises – je nach IT-Vorgaben.
Ergebnisse
- keine Versionskonflikte: eine Wahrheit für alle
- schnellere Angebote: Minuten statt Stunden
- weniger Fehler: geprüfte Logik, valide Eingaben
- Transparenz: Margen & Herleitungen jederzeit einsehbar
- professionelles CI: einheitliche PDFs
messbare Effekte
- -60 bis -80% Zeitaufwand pro Angebot (je nach Komplexität)
- weniger Rückfragen, schnellere Freigaben
- zentrale Pflege senkt Abstimmungsaufwände
- bessere Steuerung über Kennzahlen & Hit-Rates
Hinweis: Werte variieren nach Branche und Ausgangslage.
Übertragbarkeit
Das Vorgehen eignet sich u.a. für Budget- & Personalkostenplanung, BWA/Controlling-Dashboards, Produktkalkulationen mit Varianten, Qualitäts-/Prüfberichte sowie interne Freigabeprozesse.
Ihr nächster Schritt
Sie möchten Ihre Excel-Kalkulation ersetzen und als Web-Tool nutzen? Ich analysiere Ihre Datei, identifiziere Risiken und skizziere Struktur, Benutzeroberfläche und Umsetzung - auf Wunsch mit Prototyp.